Vorsteuerabzug: Neue Prüfpflichten

Liebe ClubMitglieder, ab dem 1. Oktober 2026 gelten für Unternehmen in den VAE zusätzliche Anforderungen beim Vorsteuerabzug. Eine ordnungsgemäße Steuerrechnung bleibt selbstverständlich erforderlich – sie allein reicht künftig jedoch möglicherweise nicht mehr aus. Mit der...

FTA Decision No. 13 of 2026 werden neue Maßnahmen, Verfahren und Voraussetzungen gemäß Artikel 54 bis des UAE VAT Law eingeführt. Vereinfacht gesagt müssen Unternehmen künftig genauer wissen, mit wem sie Geschäfte tätigen, und nachweisen können, welche Prüfungen sie bei ihren Lieferanten vorgenommen haben. Unser ClubPartner [b][url=https://www.german-emirates-club.com/Partner/25/211]Swiss Group[/url][/b] erläutert, was diese neuen „Know-your-Supplier“-Anforderungen für Unternehmen bedeuten und welche Prozesse sie vor dem 1. Oktober überprüfen sollten. [b]Was müssen Unternehmen prüfen?[/b] Unternehmen müssen die Identität ihres Lieferanten, dessen rechtliche Existenz und den tatsächlichen Geschäftssitz überprüfen. Darüber hinaus müssen sie beurteilen, ob Auffälligkeiten vorliegen, die weitere Nachforschungen erforderlich machen. Dazu können beispielsweise häufige Änderungen der Adresse, Eigentümerstruktur oder wichtiger Ansprechpartner gehören. Fragen können sich auch ergeben, wenn Umfang oder Art einer Transaktion nicht zum Geschäftsfeld, zur Erfahrung oder zur bisherigen Geschäftstätigkeit des Lieferanten passen. Es geht dabei nicht lediglich darum, weitere Dokumente für die Akte zu sammeln. Unternehmen müssen die verfügbaren Informationen tatsächlich bewerten und Unstimmigkeiten gegebenenfalls nachgehen. Prüft die Federal Tax Authority (FTA) später einen geltend gemachten Vorsteuerabzug, sollte das Unternehmen nachweisen können, welche Prüfungen durchgeführt wurden, wann dies geschah und wie mit möglichen Bedenken umgegangen wurde. [b]Auch Bankverbindungen müssen geprüft werden[/b] Übersteigen die jährlichen Lieferungen eines Lieferanten einen Wert von AED 375.000, müssen auch dessen Bankverbindungsdaten überprüft werden. Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn sich Zahlungsanweisungen während einer bestehenden Geschäftsbeziehung ändern. Neue Bankdaten sollten nicht einfach aufgrund einer E-Mail übernommen und für die nächste Zahlung verwendet werden. Die Änderung sollte unabhängig bestätigt und diese Bestätigung entsprechend dokumentiert werden. Damit sind insbesondere auch Finanzbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung gefragt. Die Lieferantenprüfung kann nicht ausschließlich bei einer Abteilung liegen, wenn eine andere für die tatsächliche Zahlung verantwortlich ist. [b]Ist die Transaktion wirtschaftlich plausibel?[/b] Die neuen Anforderungen gehen über die Prüfung von Unternehmensunterlagen und Bankdaten hinaus. Auch die Transaktion selbst muss betrachtet werden. Ist der Preis wirtschaftlich plausibel? Ist die Zahlungsmethode für diese Art von Geschäft üblich? Gibt es einen nachvollziehbaren geschäftlichen Grund, die betreffenden Waren oder Dienstleistungen gerade von diesem Lieferanten zu beziehen? Ungewöhnliche Preise, Zahlungen an Dritte, nicht nachvollziehbare Barzahlungsvereinbarungen oder Transaktionen, die nicht zur üblichen Geschäftstätigkeit des Lieferanten passen, können weitere Nachforschungen erforderlich machen. Die praktische Kernfrage ist einfach: Ist die Transaktion nachvollziehbar – und kann das Unternehmen belegen, dass es dies geprüft hat, bevor es die Vorsteuer geltend macht? [b]Die Ausnahme für kleinere Lieferungen ist begrenzt[/b] Für Lieferungen unter AED 10.000 besteht grundsätzlich eine Ausnahme. Diese ist jedoch enger gefasst, als es zunächst erscheinen mag. Die Ausnahme entfällt, wenn der Gesamtwert der Lieferungen desselben Lieferanten in den vorangegangenen zwölf Monaten AED 100.000 übersteigt oder voraussichtlich in den folgenden zwölf Monaten AED 100.000 übersteigen wird. Unternehmen können daher nicht jede Rechnung isoliert betrachten. Sie müssen den Gesamtwert der von jedem einzelnen Lieferanten bezogenen Lieferungen im Blick behalten. Auch ein Lieferant, der regelmäßig Rechnungen unter AED 10.000 stellt, kann somit unter die neuen Anforderungen fallen, sobald der kumulierte Wert die Schwelle von AED 100.000 überschreitet oder voraussichtlich überschreiten wird. [b]Was sollten Unternehmen vor dem 1. Oktober tun?[/b] Unternehmen sollten nicht erst bei einer Prüfung durch die FTA feststellen, dass ihre Lieferantenakten unvollständig sind. Zunächst sollten bestehende Verfahren für das Onboarding von Lieferanten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass aktuelle Gründungs- und Lizenzdokumente, überprüfte Kontakt- und Adressdaten sowie ausreichende Informationen über Eigentumsverhältnisse und Geschäftstätigkeit des Lieferanten vorliegen. Darüber hinaus sollten klare Prozesse eingerichtet werden für: [LIST] [*]die Identifizierung und Überprüfung von Risikofaktoren bei Lieferanten [*]die Überprüfung von Bankverbindungen bei Erreichen der Schwelle von AED 375.000 [*]die Überwachung des kumulierten Werts der Lieferungen jedes Lieferanten [*]die Prüfung ungewöhnlicher Preise, Zahlungsmethoden oder Transaktionsstrukturen [*]die Dokumentation der geschäftlichen Gründe für Transaktionen mit erhöhtem Risiko [*]die geordnete Aufbewahrung von Nachweisen über Prüfungen und Freigaben in der jeweiligen Lieferantenakte [/LIST] Auch die Zuständigkeiten müssen klar geregelt sein. Einkauf, Finanzabteilung, Steuerabteilung, Compliance und Kreditorenbuchhaltung verfügen möglicherweise jeweils nur über einen Teil der relevanten Informationen. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass diese Bereiche zusammenarbeiten, bevor der Vorsteuerabzug geltend gemacht wird. [b]Die Lieferantenakte wird entscheidend[/b] Bei einer Prüfung durch die FTA dürfte der Hinweis, dass ein Lieferant dem Unternehmen bekannt sei oder bereits seit vielen Jahren genutzt werde, allein nicht ausreichen. Die relevanten Prüfungen sollten dokumentiert sein. Aus der Akte sollte hervorgehen, was geprüft wurde, wer die Prüfung vorgenommen hat, wann sie erfolgte und wie mit festgestellten Auffälligkeiten umgegangen wurde. Dazu können Unternehmensunterlagen, Lizenzen, Bestätigungen von Bankverbindungen, Verträge, ausgefüllte Due-Diligence-Unterlagen und interne Freigaben gehören. Unternehmen sollten außerdem berücksichtigen, dass die Lieferantenprüfung nicht zwangsläufig eine einmalige Angelegenheit ist. Informationen können sich ändern. Lieferanten mit erhöhtem Risiko und wesentliche Geschäftsbeziehungen sollten daher regelmäßig erneut überprüft werden, insbesondere bei Änderungen der Eigentumsverhältnisse, des Managements, der Geschäftstätigkeit, der Adresse oder der Zahlungsanweisungen. Die Botschaft ist eindeutig: Ab dem 1. Oktober 2026 hängt der Vorsteuerabzug zunehmend nicht nur davon ab, dass eine ordnungsgemäße Steuerrechnung vorliegt. Unternehmen müssen auch nachweisen können, dass sie ihre Lieferanten angemessen überprüft haben. Unser ClubPartner Swiss Group unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Prozesse und Lieferantenakten auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und mögliche Lücken rechtzeitig vor Inkrafttreten der Regelungen zu identifizieren. [b]Über Swiss Group[/b] Swiss Group ist Ihr Schweizer Berater für umfassende Lösungen in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Von Unternehmensberatung über Steuerberatung, Rechtsberatung und Compliance bis hin zu nahtloser Firmenmigration und -gründung - Swiss Group ist Ihre One-Stop-Lösung für unternehmerischen Erfolg und multinationale Expansion. Unser ClubPartner bietet Klienten eine umfassende und praxisorientierte Beratung, um mögliche rechtliche und administrative Fallstricke in den VAE zu vermeiden. Ein internationales Team aus qualifizierten Praktikern, Anwälten, Buchhaltern und Unternehmensberatern unter Schweizer Leitung verbindet jahrzehntelange Erfahrung und Kompetenz mit einer intimen und profunden Kenntnis der lokalen Anforderungen im Nahen Osten. Sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle administrativen und rechtlichen Anforderungen erfüllt, kann sehr aufwändig sein. Wenn Sie diese Aufgaben an einen zuverlässigen und kompetenten Partner wie die Swiss Group auslagern, können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können - das Wachstum Ihres Unternehmens. 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