Tail Spend klug managen!

Liebe ClubMitglieder, wenn es um Kostenkontrolle im Unternehmen geht, wird ein Bereich oft übersehen, obwohl dort mit oft relativ einfachen Mitteln substantielle Einsparungen möglich sind. Wir reden vom sogenannten Tail Spend, einem Teil der typischen Unternehmensausgaben, der sich wohl am...

besten mit der schönen deutschen Redensart "Kleinvieh macht auch Mist!" umschreiben lässt. Worum es dabei geht, und wie sich diese Ausgabenkategorie am besten managen lässt, darüber hat uns Fawzi Audi von unserem ClubPartner [url=http://www.german-emirates-club.com/Partner/14/1228]BIZ SUPPLY[/url] Auskunft gegeben. [b]Was ist Tail Spend?[/b] Für Tail Spend gibt es viele Definitionen, und keine von ihnen ist richtig oder falsch. In der Regel versteht man darunter weitgehend indirekte, nicht strategische Ausgaben, für die Beschaffungsfachleute viel Zeit und Mühe aufwenden müssen, die aber keinen wesentlichen Beitrag zum Kerngeschäft leisten. Tail Spend wird oft entweder ganz übersehen oder nicht gut verwaltet und kann aufgrund seiner Auswirkungen auf die Herstellungskosten (COGS) die finanzielle Leistung des Unternehmens beeinträchtigen. Die als "Tail Spend" eingestuften Ausgaben machen zwar nur einen kleinen Teil der Ausgaben aus (in der Regel 10 bis 20 % jeder Ausgabenkategorie), betreffen aber oft sehr viele Lieferanten. Gemäß dem 80-20-Prinzip von Pareto entfallen in der Regel 20 % der Gesamtausgaben auf 80 % der Lieferanten. Dieses Verhältnis kann jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, und es ist wichtig, die Länge des "Schwanzes" (den Anteil des Tail Spends) im Verhältnis zu den wichtigen, strategischen Lieferanten des Unternehmens zu beachten. Die "Tail Spend"-Ausgaben weisen also im Allgemeinen die folgenden Merkmale auf: [LIST] [*]Nicht aktiv verwaltet [*]Überwiegend taktische, indirekte Ausgaben [*]Schwierig zu verwalten und zu verfolgen [*]In der Regel Posten mit hohem Volumen, aber geringem Wert, kann aber auch geringes Volumen und sogar einmalige Käufe umfassen [/LIST] Wenn das Ziel darin besteht, Ausgaben zu reduzieren und zu kontrollieren, ist es logisch, dass Unternehmen ihre Energien auf ihre wichtigsten strategischen Lieferanten konzentrieren - das sind oft nicht mehr als 20 Prozent aller Zulieferer. Diese Gruppe besteht in der Regel aus hochrangigen Lieferanten, die die größten Verträge mit dem Unternehmen abgeschlossen haben; daher ist die Ausrichtung auf diese Gruppe in der Regel der effizienteste Weg, um die jährlichen Einsparungsziele zu erreichen. {uf:56884} [b]Warum ist Tail Spend Management notwendig?[/b] Das bedeutet jedoch nicht, dass Tail Spend komplett vernachlässigt werden kann. Ganz im Gegenteil: Wenn solche Ausgaben effektiv verwaltet werden, können einige der größten Kosten- und Zeiteinsparungen eines Unternehmens letztlich aus den kleinsten Einkäufen resultieren. Der Einsatz digitaler Technologien, wie z. B. intelligentes Sourcing, zur Beschaffung, Verfolgung und Verwaltung von Tail Spend, kann zu erheblichen Kosteneinsparungen, Risikominderung und Effizienzsteigerung führen. So erzielen Sie Einsparungen durch Tail Spend Management: [LIST] [*]Erhöhung des Anteils der aktiv verwalteten Ausgaben [*]Verbesserung der Sichtbarkeit von geringwertigen Ausgaben [*]Identifizierung und Umsetzung von Einsparmöglichkeiten in der Beschaffung [*]Verringerung der Anzahl von Transaktionen und Beseitigung oder erhebliche Reduzierung der Transaktionskosten [*]Senkung der Kosten für die Beschaffungsfunktion [/LIST] Der Wettbewerb nimmt heutzutage stetig zu, die Gewinnspannen werden kleiner. Covid übt zusätzlichen Druck auf die Gesamtgewinne der Unternehmen aus. Die Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozess- und Datenqualität ist daher von größter Bedeutung. Wie Sie Prozesse verbessern und optimieren können: [LIST] [*]Verringerung des Geschäftsrisikos durch bessere Vertragsabdeckung und -einhaltung [*]Eliminierung von Kleinstlieferanten, wo immer sich die Gelegenheit bietet [*]Einführung eines globalen Liefermodells in der Beschaffung. [/LIST] In diesem Zusammenhang sind die "Tail Spend"-Prozesse oftmals relativ einfach zu optimieren, da sie weitgehend unter der Kontrolle der Einkaufsabteilung des Unternehmens stehen. So erreichen Sie ein effektives Tail Spend Management: [LIST] [*]Unterstützung bei der Verwaltung der Endverbraucherausgaben suchen [*]Diversität der Beschaffungsbasis verbessern [*]Ungewöhnliche Ausgaben kontrollieren und Betrug verhindern [*]Interne Richtlinien und rechtliche Anforderungen besser einhalten [/LIST] [b]Herausforderungen bei der Identifizierung und Quantifizierung von Tail Spend[/b] Die häufigste Herausforderung, mit der Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie versuchen, die "Tail Spend"-Ausgaben auszugliedern, ist die schlechte Datenqualität. Beschaffungsdaten enthalten in der Regel große Mengen an falschen Lieferanten- und Materialbezeichnungen. Falsche oder fehlende Datenverknüpfungen, doppelte Daten und das Vorhandensein von Junk-Zeichen in den Daten sind weitere Probleme. Oft ist es besonders schwierig, Daten für nicht vertragsgebundene oder außervertragliche Lieferanten zu erhalten, da das Beschaffungssystem nur unzureichend mit dem Vertragsmanagementsystem integriert ist. Darüber hinaus zeichnen sich die Ausgaben für das Beschaffungswesen durch eine große Anzahl von Unterkategorien und Artikeln aus, die von vielen Lieferanten bezogen werden. Die schiere Menge der bestellten Artikel und die lange Liste der Lieferanten kann die Analyse solcher Ausgaben trotz des geringen Wertes erschweren. Darüber hinaus arbeiten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens oft in Silos mit dezentralisierten Richtlinien und Prozessen. In solchen Fällen erfordert die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Systemen viel Zeit und einen erheblichen manuellen Aufwand. Es gibt bereits ein wachsendes Bewusstsein dafür, dass die Bereinigung und Klassifizierung von Daten zu einer besseren Transparenz der Ausgaben und damit zu einer fundierten Entscheidungsfindung führt. Allerdings sind erhebliche Analysekapazitäten erforderlich, um die Daten zu extrahieren und zu bereinigen und um die Ausgabenanalyse durchzuführen. Es wird nicht nur Technologie benötigt, um einen großen Teil der Arbeit zu automatisieren; es ist auch zwingende notwendig zu verstehen, was die Technologie leistet, wie das Beschaffungsteam sie nutzen kann, um die Anforderungen zu erfüllen, und wie die Ergebnisse überprüft und auf andere Bereiche erweitert werden können.   [b]Methoden zur Verwaltung von Tail Spend[/b] B2B-Marktplätze und -Konsolidierer sind für ein optimales Tail Spend Management von entscheidender Bedeutung. Solche Marktplätze nutzen virtuelle Kataloge, über die Unternehmen Waren beschaffen können, im Idealfall im Selbstbedienungsmodus. Spezifische technologische Tools können die Prozesse ebenfalls rationalisieren, wie z. B. [LIST] [*]Tools zur Ausgabenanalyse [*]Procure-to-Pay-Prozesse [*]Spot-Buy-Automatisierungen [*]Tools für das Vertragsmanagement [/LIST] Immer mehr Unternehmen erkennen bereits die Bedeutung der Technologie und beginnen, solche Tools zu implementieren oder Marktplätze zu nutzen. Deloitte prognostiziert, dass bis zum Jahr 2025 mehr als 20 % der B2B-Transaktionen über Marktplätze und/oder Konsolidierungslösungen beschafft werden, was möglicherweise weit über die Kategorie der "Tail Spend" hinausgehen wird. Bei der Einführung dieses Ansatzes wird allgemein empfohlen, mit Kategorien mit geringem Risiko zu beginnen und das Konzept auf das gesamte Unternehmen auszuweiten. Typische Beispiele für solche risikoarmen Kategorien sind Büromaterialien, MRO-Teile und grundlegende Wartungsdienste für Einrichtungen. Bei den meisten Transaktionen in diesen Kategorien handelt es sich um Produkte oder Dienstleistungen, die sowohl einen geringen Wert als auch ein geringes Risiko aufweisen. Sie bieten daher das beste Testfeld. Sobald sich das Unternehmen an dieses Konzept gewöhnt hat und es sich bewährt hat, kann es leichter auf andere Kategorien ausgeweitet werden. [b]Wie kann BIZ SUPPLY helfen?[/b] Die meisten Unternehmen, die ihre Beschattungsausgaben schnell in den Griff bekommen wollen, stellen fest, dass ihnen die internen Ressourcen und das Fachwissen fehlen, um eine wirksame Managementstrategie umzusetzen. Stattdessen wenden sie sich an Drittanbieter, die Erfahrung im Management indirekter Ausgaben und eine breitere Marktperspektive haben, anstatt ein eigenes Katalogsystem zu implementieren. BIZ SUPPLY ist genau das - ein effektiver B2B-Marktplatz, an den Unternehmen ihre indirekten Ausgaben auslagern können. Drittanbieter wie BIZ SUPPLY bieten den Umfang, die Automatisierung und das Fachwissen, das die meisten Unternehmen nicht selbst schaffen können - und wahrscheinlich auch nicht sollten. BIZ SUPPLY kann dazu beitragen, dass alle einmaligen Käufe an eine spezialisierte und kontrollierte Abteilung für die Verwaltung der indirekten Ausgaben weitergeleitet werden, die die entsprechenden Richtlinien, Kategorieanweisungen und Beschaffungstaktiken effizient anwendet. In sogenannten Mikroportale können Kunden ihren eigenen Katalog mit vorab genehmigten Preisen und Produkten finden. Bei BIZ SUPPLY haben wir einen Katalog erstellt, der mit Amazon Business vergleichbar ist. Es handelt sich um einen ausgelagerten Service, bei dem Unternehmen den Marktplatz/Katalog von BIZ SUPPLY für ihre indirekten Ausgaben mit vereinbarten Preisen nutzen, anstatt ihren eigenen Katalog zu kaufen, auch Procure to Pay (P2P) genannt. [u]Über unseren ClubPartner:[/u] BIZ SUPPLY ist ein e-Marktplatz, welcher mehr als 5,000 Artikel in über 100 Kategorien über seine Website anbietet. Das Portal ist in den Sprachen Englisch, Deutsch, Arabisch, Hindi und Urdu verfügbar. Mehrere Währungen werden unterstützt. Für Stammkunden mit wiederkehrenden Aufträgen können spezielle Einkaufskonditionen (Firmenrabatte und Zahlungskonditionen) hinterlegt werden. Selbst wenn das Gesuchte nicht im Webshop zu finden ist, kann BIZ SUPPLY, quasi als eine "outgesourcte" Einkaufsabteilung, den gewünschten Artikel besorgen. Sie haben mehre Möglichkeiten zu bestellen: [LIST] [*]Direkt im [url=https://www.Biz-Supply.com]Web Shop[/url] die gewünschten Artikel bestellen und via Kreditkarte, Bank Transfer oder Cash on Delivery bezahlen. [*]Artikel im Web Shop aussuchen und ein Angebot generieren. Dieses Angebot kann man dann als PDF herunterladen und intern abzeichnen lassen. [*]Oder einfach eine [url=mailto:fawzi@biz-supply.com]Email[/url] schicken bzw. +971 50 949 1388 anrufen. [/LIST] Geschäftskunden sollten sich auf jeden Fall erst via email melden, um von den B2B Konditionen zu profitieren. {UF:31541} GEC-Mitglieder erhalten 5% Rabatt auf alle Produkte. Bitte nehmen Sie dazu vor Bestellung per [url=mailto:fawzi@biz-supply.com]Email[/url] Kontakt auf. Eine gültige ClubMitgliedskarte ist erforderlich. Sie haben noch keine ClubMitgliedskarte oder Fragen zur Partnerschaft mit diesem ClubPartner, Konditionen oder benötigen Sie weitere Empfehlungen im Bereich Handel? Über unsere exklusive Mitglieder-Hotline erreichen Sie uns unkompliziert telefonisch (werktags von 9 bis 18 Uhr) und per WhatsApp: +971 56 20 500 66.

Weiterlesen »