HubSpot-Kosten im Griff

Liebe ClubMitglieder, CRM- und Marketing-Automation sollen Prozesse effizienter machen – doch wenn Lizenzen, Nutzerrollen und Kontaktdaten nicht regelmäßig überprüft werden, können die Kosten schnell steigen. Unser ClubPartner...

[url=https://www.german-emirates-club.com/Partner/25/1698][b]BeastBI[/b][/url], eine datengetriebene Marketing-Agentur mit Schwerpunkt auf CRM, Marketing Automation und Performance Marketing, zeigt, wo bei HubSpot häufig unnötige Ausgaben entstehen und wie Unternehmen ihre Lizenzkosten besser kontrollieren können. [b]Wo entstehen unnötige HubSpot-Kosten?[/b] Der erste Schritt ist ein genauer Blick darauf, welche Faktoren die laufenden Kosten tatsächlich bestimmen. Dazu gehören beispielsweise unnötige Upgrades bei der Anzahl der Marketing-Kontakte, nicht mehr benötigte kostenpflichtige Benutzerzugänge, zusätzliche Marketing-Funktionen oder Integrationen, die kaum noch genutzt werden. BeastBI empfiehlt deshalb, die eigene HubSpot-Umgebung regelmäßig daraufhin zu prüfen, welche Funktionen, Nutzer und Kontakte tatsächlich noch benötigt werden. Gerade bei über Jahre gewachsenen Setups summieren sich kleine Unstimmigkeiten schnell zu unnötigen laufenden Kosten. [b]Nicht jeder Nutzer braucht jede Funktion[/b] Ein wichtiger Ansatzpunkt sind Benutzerrollen und Berechtigungen. Nicht jedes Teammitglied benötigt eine vollständige kostenpflichtige Lizenz. Manche Mitarbeiter brauchen beispielsweise lediglich Zugriff auf Reports oder bestimmte CRM-Funktionen, während andere täglich mit Marketing-, Vertriebs- oder Automatisierungstools arbeiten. BeastBI empfiehlt daher, Systemzugänge konsequent an den tatsächlichen Aufgaben auszurichten. Ebenso sinnvoll sind klare Prozesse für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern. Wenn ausgeschiedene oder inaktive Nutzer weiterhin kostenpflichtige Zugänge behalten, entstehen Ausgaben, die sich relativ einfach vermeiden lassen. Eine vierteljährliche Überprüfung der Nutzeraktivität kann helfen, solche Fälle frühzeitig zu erkennen und die Lizenzstruktur an die aktuelle Organisation anzupassen. [b]Auch Kontakte können zum Kostenfaktor werden[/b] Gerade im Marketing Hub spielt auch die Anzahl der Marketing-Kontakte eine wichtige Rolle. Nicht jeder gespeicherte Kontakt muss dauerhaft als Marketing-Kontakt geführt werden. Inaktive Kontakte, Hard Bounces oder Datensätze, die für Marketingkampagnen keine Rolle mehr spielen, sollten deshalb regelmäßig überprüft und gegebenenfalls entsprechend umklassifiziert oder bereinigt werden. So lässt sich verhindern, dass Unternehmen allein aufgrund veralteter oder irrelevanter Datensätze in eine höhere Kostenkategorie rutschen. Neben dem finanziellen Effekt verbessert eine solche Bereinigung zugleich die Qualität der Datenbasis für Marketing und Vertrieb. [b]Passt die Lizenzstruktur noch zum tatsächlichen Einsatz?[/b] Neben diesen operativen Stellschrauben lohnt sich eine grundlegendere Frage: Passt das aktuell gebuchte HubSpot-Paket überhaupt noch dazu, wie das Unternehmen die Plattform heute tatsächlich nutzt? Das ist keineswegs immer eine Frage des Downgrades. In manchen Unternehmen ist HubSpot im Laufe der Zeit zu einem vergleichsweise einfachen E-Mail-Marketing- oder Landingpage-Tool geworden. Wenn nur wenige Workflows, Formulare oder Social-Media-Funktionen genutzt werden, kann eine kleinere Lizenz ausreichend sein. In solchen Fällen lohnt es sich zu prüfen, ob für Funktionen bezahlt wird, die im Alltag kaum eingesetzt werden. In anderen Unternehmen hat sich die Nutzung dagegen in die entgegengesetzte Richtung entwickelt. HubSpot ist dort inzwischen das zentrale System für Vertrieb, Marketing, Website, E-Mail-Kommunikation oder Kundenservice. Dann kann ein Upgrade sogar wirtschaftlicher sein, weil eine passendere Plattformlizenz zusätzliche Funktionen und Nutzerrechte bereitstellt, die bislang über einzelne Hubs oder eingeschränkte Seats abgedeckt werden mussten. Entscheidend ist deshalb nicht, grundsätzlich die günstigste Lizenz zu wählen. Vielmehr sollte die Lizenzstruktur zu den tatsächlichen Prozessen im Unternehmen passen. Ein Downgrade kann unnötige Kosten vermeiden, ein Upgrade kann dagegen sinnvoll sein, wenn dadurch zentrale Funktionen gebündelt und effizienter genutzt werden können. [b]Regelmäßige Audits statt einmaliger Optimierung[/b] Unternehmen verändern sich, Teams wachsen oder werden umstrukturiert, Prozesse ändern sich und neue Funktionen kommen hinzu. Eine einmal sinnvoll konfigurierte HubSpot-Umgebung bleibt daher nicht automatisch dauerhaft optimal. Regelmäßige Audits von Nutzerrollen, Kontakten, Integrationen und genutzten Funktionen helfen dabei, die Plattform an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Funktionen abzuschalten, sondern diejenigen Tools und Lizenzen zu bezahlen, die für Marketing und Vertrieb tatsächlich einen Nutzen bringen. Wer seine HubSpot-Lizenzierung überprüfen, unnötige Kosten identifizieren oder die bestehende CRM- und Marketing-Automation effizienter strukturieren möchte, kann sich direkt an BeastBI wenden. Sie erreichen unseren ClubPartner per [url=mailto:admin@beast.bi][b]E-Mail[/b][/url] oder besuchen Sie die [url=http://www.beast.bi/][b]Homepage[/b][/url]. ClubMitglieder erhalten ein kostenloses Erstgespräch sowie einen kurzen Marketing Audit des CRM-(Daten-), E-Mail-Marketing oder Performance Marketing Setups. Bitte legen Sie zur Inanspruchnahme Ihr gültige ClubMitgliedskarte vor. Sie haben noch keine [url=http://www.german-emirates-club.com/Magazine/37/1950][b]ClubMitgliedskarte[/b][/url] oder Fragen zur Partnerschaft mit diesem ClubPartner, den Konditionen, oder benötigen Sie weitere Empfehlungen im Bereich Dienstleistungen? 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